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Q:什么是呼叫中心? - 呼叫中心的概念、分类、几大关键技术、发展趋势

1.定义与概念

呼叫中心(英文Call Center或Call Centre)也叫客户服务中心之类的,早期的呼叫中心就是些热线电话、咨询电话,由受过训练的话务员专门接听处理来电客户的各类问题如咨询、投诉、建议,其实就是一个电话机、一个笔再加一个本子等。

现代呼叫中心已经涉及到了计算机(软硬件)技术、Internet技术、计算机电话集成技术(CTI)、数据仓库(商业智能BI)技术、客户关系管理(CRM)技术、交换机(PBX)通讯技术、企业ERP技术和企业管理、项目管理、团队管理等诸多方面的内容。它已经成为一个统一、高效的服务工作平台,它将企业内分属各职能部门集中(注意:Center就是中心之意,就是集中的含义)在一个统一的对外联系的窗口,集中化地安置坐席,采用统一的标准服务模式,为用户提供系统化、智能化、人性化的服务。呼叫中心已经成为与企业连为一体的一个完整的综合信息服务系统,是现代企业运营不可或缺的一部分,同时也成为企业间竞争的有力工具。

近年来随着计算机技术的普及及软硬件价格的走低,呼叫中心已经从一些由高端贵族企业转向平民化应用,呼叫中心已经开始走向普及。

2.呼叫中心的分类

按呼叫类型分

1).呼入型:受理电话呼入的如客户投诉、报修、订单受理等。

2).呼出型:手工呼出电话营销、自动外呼系统、语音通知系统等。

3).混合型:综合功能型的呼叫中心。

按运营模式分

1).自建型:企业自建,完全掌控呼叫中心的所有数据信息,一次性投资。这种模式为绝大多数大中型企业所使用,随着呼叫中心价格的下降,越来越多的小企业也使用该模式。

2).外包型:由某公司建立一个大型的呼叫中心,再租赁给其他公司使用,包括租赁号码线路、软件、设备及租赁坐席,坐席集中固定某处。

3).虚拟型:由某公司建立一个大型的呼叫中心,再租赁给其他公司使用,包括租赁号码线路、软件、设备,但坐席还是由各个的公司在各自的办公室使用,一般是通过互联网使用。比较适合小型短期的应用,如技术要求不高的soho办公。

按硬件技术分

1).数字交换机式呼叫中心:如avaya、西门子大型交换机,适合大型的呼叫中心应用,如移动公司上千人的呼叫中心。

2).板卡式呼叫中心:由PCI语音卡+PC机+呼叫中心系统软件组合。特点:扩容方便,使用灵活,价格适中,比较适合中小企业,搭建200坐席规模的呼叫中心也不在话下。

3).一体机式呼叫中心:也有点类似于板卡式,不过客户无需考虑买PC机了,类似于一个整体,可以想象成一个黑盒-提供一个打包的东西,内部是什么我们不必知道。使用方便了些,但似乎扩展性差了些。

其他

当然还有一些其他的分类比如按行业分,等等。

值得注意的是,目前市场上也出现一些简单类型的应用系统(比如只能弹屏+录音),也称之为呼叫中心,按笔者的观点,严格意义上来讲,不应该算呼叫中心,我们认为呼叫中心至少应该具备IVR、ACD、排队、坐席分机管理等标准功能之后才能称之为呼叫中心。

 

3.呼叫中心的几大关键技术

1).通话录音

实时硬件语音解压缩,自动增益去噪,完整记录客户来电或外拨的通话内容,超长时间数字化地保存。

2).自动呼叫分配(ACD:Automatic Call Distribution)

ACD系统是呼叫中心有别于一般热线电话系统及普通交换机自动应答系统的重要标志,也是决定呼叫中心规模以及系统质量的重要部分,它是呼叫中心智能化的标志之一。ACD可以成批的处理来话,过多的来电可转入排队或留言,按客户自助选择的服务方式或按预先设定路由规则将来电转接给座席。ACD方式可以通过呼叫中心平台软件的管理界面灵活进行设置。

了解更多:什么是ACD? >> 小灵呼ACD功能介绍 >> 小灵呼高级ACD功能(智能转接) >>

3).交互式语音应答(IVR:Interactive Voice Response)

呼叫中心通过IVR可以和客户进行全程自动应答,这种菜单式的导航功能可以做得非常复杂和智能化。这也是呼叫中心区别于普通电话交换机集团电话的显著标志。

了解更多:什么是IVR? >> 小灵呼IVR功能介绍 >>

4).座席管理

呼叫中心的工作人员被称为坐席、座席或业务代表,座席组成的小组被称为座席组(业务组)。一个呼叫中心小到一两个坐席,多到成百上千个坐席,而小企业和大企业的小部门也可以根据需要,非常经济地建立一个只有几个业务组的小型呼叫中心。坐席分技能组可以和IVR及ACD功能进行有机结合。

呼叫中心需要对这些座席进行有效的权限管理,比如数据访问权限、功能操作权限、分级管理。

另外呼叫中心座席管理还应具备呼叫中心的一些特色功能如:三方通话、监听、强插、强拆等功能。

了解更多:座席功能-基本型 >> 座席功能-增强型 >>

4.呼叫中心的发展趋势

现代呼叫中心除以上关键技术外,有着成为一个综合信息化系统发展趋势,故往往集成了以下技术:

1).CRM技术

集成客户关系管理理念,因为本身呼叫中心也是为客户服务所立,集成CRM的一些技术也是理所当然,比如客户来电自动弹出信息即来电弹屏popup-screen就是一种很好的客户服务的方式。

2).数据仓库商业智能(BI)技术

利用BI技术,如图表展现、钻取、切片等,对累积的大量历史数据(呼叫信息、客户信息等)进行数据分析、预测挖掘处理,找出其中的内在规律或潜在的商业价值,支持管理者进行决策。由传统的为用计算机解决手工劳动或客户资料查询向从历史数据中分析挖掘有价值数据的管理决策应用转变。这一点上,小灵呼已经走在了前面,小灵呼的呼叫中心平台软件LCall已集成小灵呼公司成功研制的具备核心知识产权的通用商业智能数据分析处理引擎LQuery,为用户方管理层提供全方位的管理决策支持

3).Internet技术

基于互联网技术的发展,呼叫中心应该具有和Internet互联互通的功能,为CTI定义了新的含义即Computer Telecommunication Internet,呼叫中心和Internet互通,这类的实现应用有Web呼叫中心等。小灵呼的网站回呼产品LCallback也是一种呼叫中心的Web应用

4).IP技术

基于互联网实现如VoIP电话、IP传真、视频会议、电子商务等功能,将呼叫中心和其有机结合,以较低的代价打造更为贴身的多样化服务。

5).统一通信技术

将传统的SMS短信、email邮件、fax传真、电话会议等技术融于呼叫中心系统中。

6).多种市场营销技术

发展增值业务,使呼叫中心系统从成本中心向利润中心的转变,比如:出租座席、信息台、广告、催缴费、代收代付、促销。

结束语:

随着“以客户为中心”的商业理念逐渐深入人心,相信本身基于为客户服务而设立的呼叫中心系统功能将越来越强大,必将在企业核心业务系统中占据更重要的地位。